Pengertian WBS

WBS adalah merupakan kependekan dari Work Breakdown Structure. Work Breakdown Structure merupakan proses awal dari project management yang membagi dalam fase-fase project.

WBS sangat penting dalam perencanaan project. Dengan WBS kita akan menuliskan tahapan-tahapan project secara mendetail. Dari tahapan-tahapan yang kita tuliskan kita kemudian akan menganalisa kebutuhan SDM (Sumber Daya Manusia) dan sumber-sember daya lainnya seperti tempat, fasilitas, alat-alat yang diperlukan. Dari analisa sumber daya-sumber daya ini kemudian kita bisa tentukan total waktu yang dibutuhkan. Dari total waktu yang dibutuhkan dan pemakaian sumber-sumber daya lainnya kita bisa menentukan biaya project. Biaya project ditambah dengan keuntungan yang ingin kita peroleh maka didapatkan harga project.

Dalam WBS kita akan membuat daftar fase-fase pengerjaan project. Beberapa fase tergantung dari fase sebelumnya, tetapi ada juga beberapa fase yang bisa dikerjakan secara bersama-sama. Dari analisa ini kita bisa memperkirakan kapan project bisa dimulai dan kapan project bisa selesai.

Sebagai contoh pengerjaan web design mempunyai WBS seperti berikut

1.    Pembuatan Disain
- Membuat Disain di Photoshop
- Membuat Cropping dengan Dreamweaver

2.    Pengerjaan Programming
- Mendisain table
- Membuat CMS (Content Management System)
- Melakukan programming di tampilan website
- Membuat dokumentasi CMS

3.    Pengisian website
- Mengisi website
- Melakukan training pemakaian CMS

4.    Dan seterusnya

Kemampuan membuat WBS sangat menentukan ketepatan waktu pengerjaan project. Ditambah dengan SOP (Standard Operating Procedure) yang bagus, maka project memungkinkan dikerjakan secara tepat waktu .

Manfaat dari WBS :
Manfaat daftar pekerjaan pada WBS, akan dapat diperkirakan lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan tersebut. Perkiraan bisa dilakukan dengan mempertimbangan beberapa hal, antara lain ketersediaan sumber daya dan kompleksitas.

Ada empat macam bentuk dasar dari WBS yang biasa digunakan dalam
proses pembuatan aplikasi penggajian, yaitu :
1. Linear
Linear merupakan struktur yang hanya mempunyai satu rangkaian cerita yang berurut. Struktur ini menampilkan satu demi satu tampilan layar secara berurut menurut urutannya dan tidak diperbolehkan adanya percabangan.
Tampilan yang dapat ditampilkan adalah satu halaman sebelumnya atau satu
halaman sesudahnya.
2. Hirarki
Struktur hirarki merupakan suatu struktur yang mengandalkan percabangan untuk menampilkan data berdasarkan kriteria tertentu.
Tampilan pada menu pertama akan disebut sebagai Master Page atau halaman utama.
Halaman utama ini akan mempunyai halaman percabangan yang dikatakan Slave Page atau halaman pendukung.
Jika salah satu halaman pendukung diaktifkan, maka tampilan tersebut akan bernama Master Page, halaman utama kedua. Pada struktur penjejakan ini tidak diperkenankan adanya tampilan secara linear.
3. Non Linear
Pada struktur non linear diperkenankan membuat penjejakan bercabang. Percabangan ini berbeda dengan percabangan pada struktur hirarki.
Pada navigasi non linear walaupun terdapat percabangan tetapi tiap-tiap tampilan mempunyai
kedudukan yang sama tidak ada pada master page dan slave page.
4. Campuran (Composite)
Struktur penjejakan campuran merupakan gabungan dari ketiga struktur
sebelumnya.

PERT (PROGRAM EVALUATION AND REVIEW TECHNIQUE)

 Kompleksitas sebuah pengelolaan proyek, membutuhkan identifikasi dan pemetaan atas rangkaian kegiatan yang bisa saja harus dilakukan secara serial (berurutan) atau dapat dilakukan secara paralel. Pemetaan ini dapat disusun dalam bentuk model jaringan. Critical Path Method (CPM) dikembangkan pada tahun 1957 sebagai model jaringan untuk pemetaan alur proyek. CPM adalah metode perancangan alur proyek yang menggunakan perkiaan waktu tetap untuk setiap kegiatannya. Walau mudah dimengerti dan digunakan, CPM tidak mempertimbangkan variasi waktu yang mungkin saja dapat terjadi dan dapat memiiki dampak yang bbesar terhadap target waktu penyelesaian sebuah proyek. Program Evaluation and Review Technique (PERT) adalah suatu model jaringan yang mampu memetakan waktu penyelesaian kegiatan yang acak. PERT dikembangkan pada akhir tahun 1950-an untuk proyek U.S NAVY's Polaris yang memiliki ribuan kontraktor. PERT dikembangkan agar tercipta ruang/potensi untuk pengurangan waktu dan biaya yang diperlukan untuk penyelesaian proyek tersebut. Diagram (Jaringan) PERT Dalam pengelolaan proyek, sebuah 'aktivitas' adalah kegiatan yang harus dikerjakan dan sebuah 'event' atau 'acara' merupakan tahapan penyelesaian dari satu atau lebih kkegiatan. Sebelum sebuah kegiatan dapat dimulai, semua kegiatan yang menjadi prasyarat bagi kegiatan tersebut harus seudah terselesaikan. Diagram PERT memiliki dua komponen utama yaitu aktivitas (activities) dan tonggak event/acra (milestone). Kedua komponen ini ditandai dengan busur dan titik. Activities digambarkan pada busur dan milestone digambarkan pada titik (lingkaran). Activities digambarkan oleh busur dan diberi kode A,B.C dst, sebagai simbol Kegiatan A:............, Kegiatan B:.........., Kegiatan C:............., dst. Busur juga diberikan keterangan berapa lama perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan yang bersangkutan. Sedangkan milestone digambarkan oleh titik/lingkaran yang diberi nomor kode 10,20,30 dst, bertujuan untuk memberi ruang apabila kemudian diperlukan penambahan kegiatan diantara masing-masing titik, misalnya diantara titik 10 dan 20, akan ditambahkan titik 15. Proses perencanaan PERT melliputi langkah-langkah berikut : 1. Mengidentiifikasi kegiatan (activities) dan tonggak proyek (milestone) yang spesifik. 2. Menentukan urutan yang tepat dari kegiatan-kegiatan. 3. Menyusun model diagram jaringan. 4. Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk masing-masing kegiatan. 5. Menentukan tahapan dan jaur kritis. 6. Melakukan pemantauan dan evaluasi serta koreksi pada diagram PERT selama proyek berlangsung. Diagram PERT sangat bermanfaat bagi pengelolaan sebuah proyek karena menyediakan informasi berikut : · Jangka waktu penyelesaian proyek. · Kemungkinan penyelesaian proyek sebelum tanggal yang ditentukan. · Tahapan kegiatan yang kritis, yang dapat dikelola sebagai tambahan waktu bagi tahapan kegiatan kritis. · Tanggal kegiatan dimulai dan tanggal kegiatan berakhir (periode program). Keterbatasan dan kelemahan diagram PERT secara umum adalah bahwa perkiraan atas waktu yang dibutuhkan bagi masing-masing kegiatan bersifat subyektif dan tergantung pada asumsi. Sehingga secara umum PERT cenderung terlalu optimis dalam menetapkan waktu penyelsaian sebuah proyek.

Apa itu CPM (Critical Path Method)

Critical Path Method (CPM)

CPM (Critical Path Method) adalah teknik menajemen proyek yang menggunakan hanya satu factor waktu per kegiatan. Merupakan jalur tercepat untuk mengerjakan suatu proyek, dimana setiap proyek yang termasuk pada jalur ini tidak diberikan waktu jeda/istirahat untuk pengerjaannya. Dengan asumsi bahwa estimasi waktu tahapan kegiatan proyek dan ketergantungannya secara logis sudah benar. Jalur kritis berkonsentrasi pada timbal balik waktu dan biaya. Menurut Ir.Rakhma Oktavina, M.T. jalur kritis merupakan jalur yang terdiri dari kegiatan-kegiatan yang bila terlambat akan mengakibatkan keterlambatan penyelesaian proyek.

Menurut (Subagyo & Pangestu, 2000,), analisa network biasa dikenal dengan nama teknik manajemen proyek. Kebutuhan penyusunan network ini dirasakan perlu karena adanya koordinasi dan pengurutan kegiatan–kegiatan pabrik yang kompleks, yang saling berhubungan dan saling tergantung satu sama lain. Menurut (Soepranto, 2001,), CPM mulai dikembangkan tahun 1957 oleh J.E.Kelly dari Remington Rand dan M.R.Walker dari DuPont dan PERT mulai dikembangkan tahun 1958 oleh Booz, Allen, dan Hamilton. Kedua teknik ini dikembangkan untuk membantu para manajer membuat penjadwalan, memonitor, dan mengendalikan proyek besar dan kompleks. Ada beberapa simbol yang berlaku untuk analisa CPM lebih rinci yaitu:

t           =    Taksiran rata-rata lama waktu suatu aktifitas

ES        =    Saat paling dini saat aktifitas mulai

EF        =    Saat paling dini aktifitas berakhir

LS        =    Saat paling lambat suatu aktifitas mulai

LF        =    Saat paling lambat suatu aktifitas berakhir

S          =     Slack, yaitu selisih antara saat paling dini engan saat paling lambat pada permulaan atau akhir suatu aktifitas.

Beberapa aturan yang dimiliki oleh  Critical Path Method adalah sebagai berikut ini:

1.                   Sebelum aktifitas dimulai maka seluruh aktifitas pendahulunya harus sudah selesai.

2.                   Anak panah berfungsi untuk menyatakan hubungan ketergantungan diantara aktifitas-aktifitas, sedang panjang dan arah panah tidak mempunyai arti (diabaikan).

Pada setiap garis panah yang meninggalkan suatu node, selalu ada ES dan LS-nya. Sedangkan pada ujung panah yang menuju suatu node, selalu ada EF dan LF. Kamar kiri adalah untuk menuliskan saat paling dini suatu aktifitas mulai atau berakhir, Sedangkan kamar kanan adalah tempat penulisan saat paling lambat suatu aktifitas mulai (node yang ditinggalkan garis panah) atau berakhir (node yang dituju garis panah). Arah perhitungan dalam CPM adalah sebagai berikut:

1.                   Perhitungan Maju

Perhitungan waktu paling dini dari terjadinya setiap aktifitas mulai atau berakhir yang terdapat pada diagram lintasan suatu proyek.

2.                   Perhitungan Mundur

Perhitungan waktu paling lambat dari terjadinya setiap aktifitas mulai atau berakhir yang terdapat pada diagram lintasan suatu proyek.